Tööinspektsioon on loonud uue tööelu infosüsteemi, mis hakkab tööandjatele hea töökeskkonna kujundamisel abiks olema. Infosüsteemi peamine eesmärk on aidata Eesti ettevõtetel sammhaaval oma töökeskkonda tervislikumaks ja ohutumaks muuta.
Sageli ei teata täpselt, eriti väiksemates ettevõtetes, kuidas töötervishoiu ja tööohutusega ettevõttes tegeleda. Seda lünka püüabki infosüsteem täita.
Tööelu infosüsteem koosneb kahest suuremast osast: tööinspektsiooni järelevalve töövahendist ning tööandjate iseteenindusest. Tänavu II kvartali alguses võttis tööinspektsioon kasutusele järelevalve töövahendi. Kuna inspektsioon liigub järk-järgult vanemalt infosüsteemilt üle uude tööelu infosüsteemi, siis alates II kvartali algusest oleme tegelenud ettevõtete andmete korrastamisega, näiteks sisestanud nende ettevõtete töökeskkonnaspetsialiste ja töökeskkonnavolinikke, kes meile sellest varem teada olid andnud. Peatselt avame tööandjatele uue töökeskkonna iseteeninduse ja võtame laiemalt kasutusele järelevalve töövahendi.
Tööelu infosüsteemi eesmärk on vähendada ettevõtjate halduskoormust. Näiteks saab ettevõte oma töökeskkonna iseteeninduse kontolt jälgida, kas tal on vajalikud rollid ettevõttes täidetud. Selleks ei pea eraldi infot otsima, piisab vaid pilgust iseteenindusse.
Igal ettevõttel konto olemas
Igale Eesti äriregistris olevale ettevõttele on uues töökeskkonna iseteeninduses konto juba automaatselt avatud. Esimese asjana tuleb määrata töötervishoiu ja tööohutusega tegelevad inimesed. Töökeskkonna parendamine algab sellest, et ettevõttes määratakse/valitakse inimesed, kes töötervishoiu ja tööohutusega tegelevad. Näiteks töökeskkonnaspetsialist, kelle ülesanne on muuta ettevõtte töökeskkond tervislikumaks ja ohutumaks. Samuti töökeskkonnavolinik (töötajate esindaja), esmaabiandja, töökeskkonnanõukogu ja usaldusisik.
Rollid iseteeninduses kirjas
Iseteeninduses saab tööandja mugavalt näha, mis rollid peaksid tema ettevõttes täidetud olema. Kuna rollide kohustuslikkus sõltub töötajate arvust, siis kuvab iseteenindus punasena need rollid, mis konkreetsel ettevõttel täidetud peaksid olema. Tööandja näeb, kas need on n-ö rohelises või punases – teisisõnu, kas tal on nendesse rollidesse inimesed määratud. Juhul, kui mõnda rolli täitev töötaja ettevõttest lahkub, muudab süsteem selle rolli automaatselt rohelisest punaseks, et anda tööandjale märku vajadusest määrata/valida sellesse rolli uus inimene. Kui rollide juurde on isikud määratud, on täidetud ka tööinspektsiooni teavitamise kohustus.
Uus riskianalüüsi töövahend
Tööelu infosüsteem areneb järk-järgult. Esmalt on olemas eelkirjeldatud rollide määramise funktsioon. Seejärel avaneb järgmise aasta esimeses pooles uus riskianalüüsi töövahend. Kui tööandjal on juba töökeskkonna riskianalüüs olemas, tuleb see lihtsalt iseteenindusse üles laadida. Seejuures tuleb vastata paarile küsimusele – näiteks kas üleslaetav riskianalüüs kehtib kogu ettevõtte või ainult mõne ettevõtte osa kohta.
Riskianalüüsi töövahend aitab tuvastada ettevõtte ohutegurid ning hinnata, kas ettevõte on riskid pakutud abinõudega maandanud. Riskianalüüsi töövahend on üles ehitatud ettevõtete tegevusalade põhiselt. Näiteks kuvab töövahend kaubandusettevõttele just selle valdkonna tüüpilisi ohutegureid. Lisaks tüüpilistele ohuteguritele saab tööandja oma riskianalüüsi täiendavaid ohutegureid ka ise valikust juurde lisada. Iga ohuteguri juures kuvab süsteem abinõusid, mis aitavad selle ohuteguriga seotud riske maandada. Töövahend palub tööandjal hinnata, kas pakutud abinõud on juba kasutusel või oleks vaja need edaspidi kasutusele võtta ehk tegevuskavasse lisada.
Niimoodi saab tööandja teada, mis ohud tema töökeskkonnas varitsevad ja kuidas riske maandada. Tegevuskava aitab tööandjal plaanitud tegevusi ettevõttesiseselt jälgida ja hallata. Töökeskkonna riskianalüüsi peab tööandja töökeskkonna iseteenindusse üles laadima või selle tööinspektsioonile saatma 2021. aasta 1. septembriks.
Liidestada või mitte?
Teatavasti on suurtel ettevõtetel kasutusel mitmeid dokumendi- ja infohaldussüsteeme. Samas on valdav osa Eesti ettevõtetest väike- või mikroettevõtted, kes sellist luksust endale lubada ei saa. Tööinspektsiooni nägemuses saakski töökeskkonna iseteenindus olla ettevõtte jaoks pikas plaanis see koht, kus ta töökeskkonnaga seotud andmeid hoiab ja haldab. See oli ka infosüsteemi planeerimisetapis korduvalt, eriti väiksemate ettevõtete väljendatud ootus, et ettevõtetel oleks üks koht, kuhu nad saaksid kõik töökeskkonnaga seotud andmed lisada. Suuremad ettevõtted on soovinud, et tööelu infosüsteemi saaks nende omaga liidestada. Tulevikus võib see olla võimalik, kuid sel juhul tuleb teha arendusi mõlemale liidestavale infosüsteemile. Igal puhul tuleb analüüsida ja hinnata, kas liidestus on võimalik ja tasuv.
Järelevalve muutub digitaalseks
Tööinspektsiooni järelevalvetoimingud muutuvad automaatsemaks – teated tööandjale saadab süsteem välja automaatselt. Järelevalvet tegev tööinspektor näeb süsteemist, kas ettevõttes on rollid määratud ehk kas kõik on n-ö rohelises. Süsteem jälgib töötamise registri andmete alusel ise, kas ettevõttele on mingite rollide täitmine kohustuslik või mitte ja vastavalt sellele kuvab rolli punase või rohelisega nii tööandjale kui ka inspektorile.
Kui inspektor on järelevalve läbi viinud, näeb tööandja iseteeninduses kontrolli tulemusi, tal on võimalik avastatud puudustega tutvuda ja tööinspektorile puuduste parandamisest märku anda.
Halduskoormust vähendab ka kohmaka kirjavahetuse asendamine iseteeninduses oleva vestlusega, kus tööandja saab tööinspektoriga menetluse ajal kiirelt suhelda ning vajadusel nõu küsida.
Ka edasised meeldetuletused aitavad tööandjal kindel olla, et ta ei ole unustanud mõelda, kas näiteks töökeskkonnas on olnud olulisi muudatusi ning kas see vajaks tähelepanu ka töötervishoiu ja tööohutuse vaatest.
Toimingute dokumendid koostatakse ja allkirjastatakse infosüsteemis automaatselt, seda ei pea inspektorid käsitsi tegema. Tööelu infosüsteem võimaldab üle minna dokumendivahetuselt andmevahetusele ehk me töötame andmetega, mitte dokumentidega. Dokumendid on kasutajatele siiski kättesaadavad, kui neid vaja peaks minema. Samuti hakkab süsteem automaatselt tööandjale meeldetuletusi saatma, kui näiteks ettekirjutuse tähtaeg hakkab saabuma.
Tööinspektsiooniga saab ettevõte iseteeninduses esialgu suhelda siis, kui inspektsioon teeb järelevalvet ehk menetluse ajal. Tegeleme sellega, et suhtlus laieneks ka järelevalvevälisele ajale ja et suurem hulk ettevõtteid saaks meiega soovi korral iseteeninduse kaudu ühendust võtta.
Tööelu infosüsteemi on loonud tööinspektsioon koostöös Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse, sotsiaalministeeriumi, TripleDev OÜ ja Trinidad Wiseman OÜ-ga. Toetas Euroopa Sotsiaalfond.
