E-arveldamine võimaldab ühe hiireklikiga teha rohkem toiminguid

Kui avalik sektor on juba sajandi alguses juurutama hakatud e-arveldamise tänaseks kenasti omaks võtnud, siis ettevõtete vahel ringlevatest arvetest on hinnanguliselt pooled siiamaani kas tavalised paberarved või pdf-arved. Viimased aga pole e-arved.

Keegi ei oska täpselt leida põhjendust, miks ettevõtted omavahel e-arveid vahetama ei kipu või miks nendele üleminek nõnda visalt kulgeb, sest argumente e-arvelduse mõttekuse toetuseks jagub küllalt. Põhiline neist on tõsiasi, et paber- või pdf-arvetega opereerimiseks kulub liiga palju tööaega jm ressurssi, mis lõppeks kisub alla ettevõtte majandamise efektiivsuse.

Samas on selge, et säärased muudatused saavad ettevõttes toimuda vaid n-ö ülevalt alla – otsus e-arvete kasutuselevõtuks peab tulema juhtkonnalt, sest just ettevõtte juhi huvi on see, kuidas toimetada efektiivselt ja turvaliselt.

Kulu on väga väike

Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liit (ITL) on seadnud eesmärgiks püüelda selle poole, et kõigil meil oleks Eesti kui digiriigi elanikena tänu tehnoloogiale parem elada, et loodaks üha paremaid e-teenuseid ning mugavam elu- ja ärikeskkond areneks. Selle tegevuse ühe osa moodustab e-arveldamise kui ettevõtte majandustarkvara (ERP) liidese propageerimine ja selgitamine, kuidas tehnoloogilisi uuendusi kasutades ning nende abil tootmis- või teenindusprotsessi digitaliseerides kasvatada ettevõtte tulemuslikkust.

Kusjuures e-arveldamisele üleminekuga ei pruugi ettevõttele mingit lisakulu kaasneda, iseäranis kehtib see mikroettevõtete kohta, sest viimased saavad selleks kasutada riigi poolt loodud E-arveldaja keskkonda või hoopis veebilehte www.arved.ee. Kui nüüd väikese või keskmise suurusega ettevõte või suurettevõte tahab saata e-arveid otse majandustarkvarast, siis tegelikult ei pruugi ka ERP liidestumise eest üldse eraldi tasu võtta, sest e-arved võivad olla standardlahenduses. Operaator ei pruugi seda eraldi tasustada. Igal konkreetsel juhul tasub see oma raamatupidamisteenuse või dokumendihaldustarkvara pakkujalt üle küsida, sest on võimalik, et e-arvete kasutamine sisaldub juba olemasoleva teenuse hinnas.

Vanamoodi tundub mugavam

AS-i Unifiedpost tootearendusdirektor Andres Lilleste, kes juhib ka ITL-i e-arvete töörühma, märgib, et Eesti on maailmas unikaalne riik, kus kõik operaatorid, pangad, ettevõtete kasutuses olevad majandustarkvarad kasutavad ühteainsat e-arvete standardit, mistõttu on meil ideaalne keskkond, kus e-arveldamine n-ö massidesse võiks jõuda.

Lilleste leiab, et massilisele ettevõtetevahelise e-arveldamisele üleminekut pärsivad eelkõige raskused vanadest harjumustest lahtilaskmisel – kas teemasse ei süveneta või kardetakse kaasnevaid lisakulusid. Sageli aga jäetakse arvestamata asjaolu, kui palju tuleb maksta palka raamatupidajale või selle assistendile, kes igas kuus hulga arveid käsitsi arvutisse toksib.

„Põhimõtteliselt on ju nii, et kui ettevõttel on olemas majandustarkvara, siis ta on juba selle mure ära lahendanud. Isegi eeldusel, et ta pole nõus e-arveldamise eest maksma ühtegi eurot ja tema majandustarkvara pole võrku ühendatud, saab ta e-arveid ikkagi saata vastavate portaalide kaudu. Iseasi, kui mugav on sel moel asju ajada,” kirjeldab Andres Lilleste. „Kui ettevõtja on valmis ka mõned eurod välja käima, siis saab ta enda käsutusse kasutajaliidesed ja e-arved genereeritakse majandustarkvarast automaatselt saajatele. Aga kui soovitakse mugavusi, siis selle eest tuleb ka maksta.”

Muudab elu lihtsamaks

Ennekõike lihtsustab e-arve selle vastuvõtja tegevust, saatja jaoks nähakse selles pigem kulu. Samas on ka saatjal ikkagi kasud mängus, sest e-arveldamise puhul asuvad kõik arved ühes kohas e-arhiivis, neid saab alati kontrollida, näha on kõikide e-arvete logi, kes mida avas või mõne arvega midagi tegi ja pole muret sellega, kas e-kirjaga saadetud pdf-arve ikka jõudis kohale. Seega need, kes oskavad näha laiemat pilti, mõistavad, et e-arvete üldine halduskulu võrreldes pdf-arvetega on üksjagu väiksem, sest hulk lisategevusi jääb lihtsalt ära.

E-arvetega väheneb kõvasti ka võimalike arvetega seotud pettuste hulk. Nii kinnitab Andres Lilleste, et tema on ettevõtete digitaliseerimisega tegelenud 17 aastat ja pole selle aja jooksul ühegi pettuse otsa sattunud. Pdf-arvetega tuleb aga neid ühtelugu ette, kusjuures kõige labasemal moel.

ITL-i juhatuse liige ja Elisa Eesti peajurist Allan Aedma on seda meelt, et pdf-arve on põhimõtteliselt sama, mis paberarve, kuigi mõni ettevõtja arvab, et saates pdf-arveid ongi ta juba e-arveldamisele üle läinud.

„Eesti riik on siin ettevõtetel n-ö eest ära läinud, sest riigiga saab ainult e-arveldada. Ettevõtete vahel on see aga vabatahtlik ja näib, et kui otseselt ei nõuta, on firmadel keeruline leida enda jaoks head argumenti, et pdf-arvetest loobuda,” räägib Aedma.

E-arveldamise levikule võiks hoogu anda suundumus, kui see järjest rohkemates riikides üldiseks kohustuseks muutuks. Kui praegu peavad näiteks riigihangetel osaleda soovivad firmad arvestama, et riigiasutustega arveldamine käib ainult e-arvete teel, siis eksportivatelt ettevõtetelt hakkavad välispartnerid samamoodi e-arveldamist nõudma, tuleb see neil sisse seada, kui ka edaspidi oma toodanguga piiri taga kaubelda soovitakse.

E-arveldamine levib Euroopas

Andres Lilleste sõnul on järjest enam riike e-arvete kohustuslikuks muutmise poole liikumas. Seega suure tõenäosusega pole need nõuded enam mägede taga. Kõige kaugemale on arenenud Põhjamaad, aga kohustuslikud on need ka mitmes Lõuna-Euroopa riigis, kus peaasjalikult võideldakse nõnda käibemaksupettuste vastu.

Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM) ja rahandusministeerium viivad praegu koostöös läbi e-arvete alast uuringut. MKM-i ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna osakonna reaalajamajanduse valdkonnajuhi Sirli Heinsoo sõnul võimaldab praegune raamatupidamisseadus nõuda tehingupartnerilt masintöödeldavaid algdokumente ehk e-arveid.

Kogu eelpool toodud jutt kehtib klassikaliste kuluarvete kohta. Aga näiteks tootmisettevõtetel tuleb tegemist teha ka laoarvetega. Seetõttu paljudel firmadel ongi kasutusel kaks täiesti eraldiseisvat arvete menetlemise süsteemi. Ja operaatorid, kes tegelevad ühtede või teistega, võivad olla sootuks erinevad. Ka laoarveid saab teha e-keskkonnas näiteks koos kogu tootmise automatiseerimisega.

Hea teada

E-arve

Masinloetav dokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mida saadetakse ühest tarkvarasüsteemist teise vältimaks arve maksmiseks käsitsi andmete sisestamist.
Tegu on elektroonilise arvega, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas.
E-arve ei ole pdf-arve.
Eesti e-arve ametlik standard: EVS 923:2014/AC:2017.
Alates 1. juulist 2019. aastal muutus e-arve riigiasutustega arveldamisel kohustuslikuks.
Kohustus tuleneb raamatupidamisseadusest, kasutada võib nii Eesti kohalikku standardit või Euroopa Liidu e-arve standardit.
DINNOCAP projekti tööstuse digitaliseerimise tegevusi rahastab Euroopa Regionaalarengu Fond, INTERREG Läänemere programm.